El Employee Retention Credit (ERC) se registra como una reduccion del gasto de impuestos sobre la nomina o como ingreso por subvencion gubernamental, no como una reduccion de los ingresos por ventas, y el tratamiento exacto depende de cual de los tres marcos contables apliques y de cuando tu negocio cumple con las condiciones del credito. Como el ERC es un credito reembolsable de impuestos sobre la nomina y no un prestamo, nunca aparece como pasivo una vez que tienes derecho a el, y debe reconocerse en el periodo en que se pagaron los salarios correspondientes y se cumplieron las condiciones de elegibilidad, no simplemente cuando llega el reembolso en efectivo del IRS. Ese desfase de tiempos es el corazon del reto contable: la mayoria de los negocios reclamaron el ERC de forma retroactiva en declaraciones de nomina enmendadas, asi que el ingreso pertenece a un ano anterior aunque el cheque del reembolso llegue muchos meses o anos despues. Esta guia recorre los tres metodos GAAP, los asientos contables, los ajustes al impuesto sobre la renta, la documentacion que debes conservar y como manejar la falta de flujo de efectivo mientras un reembolso demorado sigue en tramite.
Puntos clave
- El ERC es un credito reembolsable de impuestos sobre la nomina, asi que se registra como cuenta por cobrar e ingreso, nunca como ingreso por ventas ni como un pasivo de prestamo.
- El GAAP de EE. UU. no tiene una norma especifica para el ERC; los negocios lo reconocen por analogia bajo IAS 20 (subvencion), ASC 958-605 (contribucion) o ASC 450-30 (ganancia contingente).
- El reconocimiento sigue el periodo en que se pagaron los salarios y se cumplieron las condiciones, no el periodo en que llega el efectivo del reembolso, que para los reclamos retroactivos suele ser un ano anterior.
- Solo el modelo de subvencion IAS 20 permite netear el credito contra el gasto de nomina; los otros dos lo presentan como otro ingreso separado.
- No puedes deducir salarios y reclamar el ERC sobre los mismos dolares, asi que la deduccion de salarios debe reducirse, lo que a menudo obliga a enmendar la declaracion de impuesto sobre la renta de un ano anterior.
- Conserva las ordenes de elegibilidad, las comparaciones de ingresos, los registros de nomina y planes de salud, las hojas de coordinacion con el PPP y cada Formulario 941-X bastante mas alla de las ventanas normales de retencion.
- Si se recibe un reembolso por un reclamo que luego se determina indebido, el monto se registra como un pasivo que se debe devolver al gobierno, no se deja como ingreso.
Que es el ERC, en terminos contables
El Employee Retention Credit fue un credito reembolsable de impuestos sobre la nomina creado para ayudar a los empleadores a mantener a sus trabajadores en la nomina durante la pandemia. Para fines contables, dos caracteristicas del credito definen todo lo que sigue.
Es reembolsable, no solo una compensacion. Un credito reembolsable puede superar los impuestos sobre la nomina que en realidad debias en un trimestre, asi que el excedente te regresa en efectivo. Eso significa que el ERC representa un activo (una cuenta por cobrar) e ingreso para tu negocio, en lugar de simplemente una factura de impuestos mas pequena.
Es un programa de asistencia gubernamental, no un ingreso por ventas. El ERC no es algo que ganaste vendiendo un producto o servicio, asi que nunca debe registrarse como ingreso por ventas. Se parece mas en naturaleza a una subvencion. Esta distincion importa porque clasificarlo mal infla tus ingresos totales y distorsiona el margen bruto, lo que puede confundir a prestamistas, inversionistas y a tus propios informes de administracion.
Un tercer punto confunde a muchos duenos: los principios de contabilidad generalmente aceptados de EE. UU. (GAAP) no contienen una sola norma escrita especificamente para el ERC. Existe una guia autorizada para el impuesto sobre la renta (ASC 740), pero el ERC es un credito de impuestos sobre la nomina ligado a los salarios, asi que la mayoria de los profesionales concluyen que ASC 740 no aplica. Ante su ausencia, los negocios recurren a uno de otros tres marcos, descritos a continuacion.
Los tres metodos GAAP para registrar el ERC
Como ninguna norma rige el ERC de forma directa, el negocio selecciona un modelo por analogia y lo aplica de manera consistente. Los tres enfoques mas usados son el modelo de subvencion gubernamental bajo IAS 20, el modelo de contribucion sin fines de lucro bajo ASC 958-605 y el modelo de ganancia contingente bajo ASC 450-30. La principal diferencia entre ellos es el umbral que dispara el reconocimiento y donde cae el credito en el estado de resultados.
| Marco | Disparador de reconocimiento | Presentacion en el estado de resultados | Elegido tipicamente por |
|---|---|---|---|
| IAS 20 (modelo de subvencion) | Cuando hay seguridad razonable de que el negocio califica y cumplira con las condiciones | Ya sea neteado contra el gasto de nomina relacionado o mostrado como otro ingreso | Negocios con fines de lucro que quieren presentacion flexible |
| ASC 958-605 (modelo de contribucion) | Cuando las condiciones se cumplen sustancialmente y el credito deja de ser condicional | Mostrado como ingreso por subvencion o contribucion, generalmente como otro ingreso | Organizaciones sin fines de lucro, y negocios con fines de lucro comodos con un umbral un poco mas alto |
| ASC 450-30 (ganancia contingente) | Cuando la ganancia se realiza o es realizable, un umbral mas alto y mas tardio | Mostrado como otro ingreso una vez que se resuelve la contingencia | Negocios conservadores que quieren el reconocimiento mas tardio y mas seguro |
De esto se derivan dos consecuencias practicas. Primero, IAS 20 y ASC 958-605 usualmente te permiten reconocer el credito antes que ASC 450-30, porque la "seguridad razonable" y el "cumplimiento sustancial" se alcanzan antes de que una ganancia se realice por completo. Segundo, solo IAS 20 permite netear el credito directamente contra el gasto de nomina; los otros dos modelos generalmente lo presentan como ingreso separado. Sea cual sea tu eleccion, revela el metodo en las notas de tus estados financieros y aplicalo de la misma manera cada periodo.
Asientos contables: registrar el credito y la cuenta por cobrar
La mecanica es sencilla una vez elegido el modelo. Supongamos que una empresa determina que califica para un credito y aun no ha recibido el efectivo. Las siguientes cifras son ilustrativas y estan redondeadas solo como ejemplo; tus montos seran distintos.
| Escenario (por ejemplo) | Debito | Credito |
|---|---|---|
| Reconocer un ERC de $60,000 que el IRS aun debe (presentacion como ingreso por subvencion) | ERC por cobrar $60,000 | Otro ingreso / ingreso por subvencion $60,000 |
| El mismo credito de $60,000, neteado contra el gasto de nomina (neteo IAS 20) | ERC por cobrar $60,000 | Gasto de impuestos sobre la nomina $60,000 |
| Llega el cheque del reembolso del IRS | Efectivo $60,000 | ERC por cobrar $60,000 |
| El IRS paga intereses por un reembolso demorado, por ejemplo $2,500 | Efectivo $2,500 | Ingreso por intereses $2,500 |
Algunas notas. La cuenta por cobrar se registra en el periodo en que se pagaron los salarios y se cumplieron las condiciones, que para reclamos retroactivos suele ser un ano anterior. Los intereses que el IRS paga por un reembolso tardio son un ingreso gravable separado y se reconocen cuando se reciben, no cuando se registra el credito subyacente. Si el credito abarca varios trimestres o anos, divide la cuenta por cobrar y el ingreso segun el periodo al que corresponde cada porcion, en lugar de agruparlo todo en el ano en que llega el reembolso.
El detalle del impuesto sobre la renta: reducir tu deduccion de salarios
Este es el paso que mas se pasa por alto, y tiene consecuencias reales en dolares. El ERC en si no es un ingreso gravable, pero la ley no te permite reclamar el credito y a la vez deducir los salarios en los que se baso. Debes reducir tu gasto deducible de salarios por el monto del credito en el ano en que se pagaron esos salarios.
Como la mayoria de los reclamos del ERC se presentaron de forma retroactiva, esa reduccion cae en un ano fiscal ya cerrado. En la practica, un negocio que reclama el ERC por un ano anterior generalmente debe enmendar la declaracion de impuesto sobre la renta de ese ano para bajar la deduccion de salarios, lo que aumenta el ingreso gravable de ese ano. A veces los duenos se sorprenden de que un reembolso de impuestos sobre la nomina genere una factura de impuesto sobre la renta de un periodo anterior, en ocasiones con intereses. Planea para esto: aparta una parte de cualquier reembolso esperado para cubrir el impuesto sobre la renta adicional, en lugar de tratar el reembolso completo como dinero libre. La interaccion exacta con tu tipo de entidad, ya sea una corporacion C, corporacion S, sociedad (partnership) o propietario unico, conviene confirmarla con tu asesor fiscal porque fluye de manera distinta en cada caso.
Documentacion y preparacion para auditoria
El ERC ha atraido mayor atencion del IRS, y un reclamo bien respaldado es tu mejor proteccion. Manten un archivo dedicado que le permita a un revisor reconstruir el credito desde cero. Como minimo, conserva:
- Evidencia de elegibilidad. Si calificaste por una orden de cierre gubernamental, guarda copias de las ordenes federales, estatales o locales especificas y una explicacion escrita de como suspendieron parcial o totalmente tus operaciones. Si calificaste por una caida en los ingresos brutos, guarda las comparaciones de ingresos trimestre por trimestre que comprueban la caida.
- Registros de salarios y planes de salud. Registros de nomina que muestren cuales salarios se contaron, por empleado y trimestre, mas los costos de plan de salud asignados, con los limites por empleado de cada periodo.
- Hojas de coordinacion con el PPP. Prueba de que los salarios usados para la condonacion del Paycheck Protection Program no se usaron tambien para el ERC, ya que el mismo dolar no puede contar dos veces.
- Las declaraciones enmendadas en si. Copias de cada Formulario 941-X presentado, con las hojas de calculo detras de cada cifra.
- Correspondencia con asesores. Si un tercero preparo el reclamo, guarda su carta de contratacion, su analisis y la base de sus conclusiones.
En tu contabilidad, una cuenta por cobrar del ERC que permanece abierta por mucho tiempo merece una revision periodica. Si los hechos cambian y el cobro se vuelve dudoso, o si decides retirar un reclamo, es posible que debas revertir o rebajar el valor de la cuenta por cobrar. Los periodos de conservacion tambien importan: como el ERC se liga a declaraciones de anos anteriores que permanecen abiertas a examen por ventanas de tiempo extendidas, conserva estos registros bastante mas alla de tu calendario normal de retencion de documentos.
Escrutinio del IRS, moratorias y como corregir un reclamo indebido
Una ola de promotores agresivos del ERC llevo al IRS a frenar el procesamiento y a abrir caminos para que los empleadores deshagan reclamos cuestionables. Pueden surgir dos situaciones relevantes para la contabilidad.
Tienes un reclamo pendiente del que ahora dudas. Si concluyes que un reclamo fue exagerado o que en realidad no calificabas, y el reembolso aun no se ha pagado, el tratamiento conservador es revertir la cuenta por cobrar y cualquier ingreso que hayas reconocido, porque la ganancia ya no es probable ni realizable. Documenta el razonamiento en el momento.
Ya recibiste un reembolso que no debiste recibir. Si recibiste efectivo por un reclamo que luego determinas que fue indebido, generalmente registras un pasivo por el monto que debes devolver al gobierno, en lugar de dejarlo como ingreso. Los intereses y las posibles multas se estiman y se acumulan cuando el reembolso se vuelve probable y puede estimarse de manera razonable.
La leccion mas amplia para la contabilidad es el conservadurismo ante la incertidumbre. Bajo los tres modelos GAAP, si la cobrabilidad o la validez del credito estan genuinamente en duda, no deberias estar reconociendo ingreso todavia. Cuando el resultado es incierto pero no adverso, la revelacion en nota al pie del reclamo pendiente suele ser la respuesta correcta hasta que las cosas se resuelvan.
Como manejar la falta de efectivo mientras esperas un reembolso demorado
Esta es la realidad operativa detras de la contabilidad. Puede que hayas registrado correctamente una cuenta por cobrar del ERC, reducido tu deduccion de salarios e incluso pagado el impuesto sobre la renta adicional, todo mientras el cheque real del reembolso sigue atorado en una larga fila de procesamiento del IRS. En el balance el negocio se ve mas fuerte; en la cuenta de cheques, nada ha cambiado. Ese desfase entre el ingreso reconocido y el efectivo recibido es donde muchos negocios por lo demas sanos se sienten apretados, sobre todo si ya gastaron contra un reembolso esperado.
Los prestamos bancarios encajan mal para este desfase porque analizarlos en torno a una cuenta por cobrar del gobierno aun no pagada es lento e incierto. Un puente mas practico para muchos pequenos negocios es el financiamiento basado en ingresos a traves de un MCA marketplace, donde la aprobacion se apoya en tu historial reciente de depositos bancarios y tus ingresos mensuales, mas que principalmente en tu puntaje de credito. Los parametros tipicos se ven asi: montos minimos de alrededor de $10,000, puntajes de credito personal de aproximadamente 500 en adelante considerados, y financiamiento con frecuencia dentro de 24 a 48 horas una vez que se revisan tus estados de cuenta bancarios. Como un marketplace muestra tu expediente a varios financiadores, puedes comparar ofertas en lugar de aceptar la primera. Estos son adelantos que se pagan con ingresos futuros, no prestamos contra el reembolso en si, y la aprobacion nunca esta garantizada, asi que pondera el costo del capital frente a cuanto tiempo es probable que tarde tu reembolso. Usado con criterio, este tipo de financiamiento te permite mantener la nomina y las operaciones estables durante la espera, en lugar de dejar al negocio sin capital de trabajo mientras una cuenta por cobrar que ya ganaste avanza lentamente por el sistema.
Preguntas frecuentes
El Employee Retention Credit es ingreso gravable?
El credito en si no es ingreso gravable. Sin embargo, la ley no te permite reclamar el ERC y a la vez deducir los salarios en los que se baso, asi que debes reducir tu gasto deducible de salarios por el monto del credito en el ano en que se pagaron esos salarios. Esa reduccion aumenta tu ingreso gravable de ese ano, y por eso un reembolso de impuestos sobre la nomina puede generar una factura de impuesto sobre la renta de un periodo anterior.
Que metodo GAAP debe usar un pequeno negocio con fines de lucro?
Los negocios con fines de lucro aplican con mayor frecuencia el modelo de subvencion IAS 20 porque ofrece una presentacion flexible, incluida la opcion de netear el credito contra el gasto de nomina, y permite el reconocimiento una vez que hay seguridad razonable de calificar. ASC 958-605 y ASC 450-30 tambien son aceptables y tienden a reconocer el ingreso un poco mas tarde. Los requisitos clave son elegir un modelo, documentarlo y aplicarlo de manera consistente en todos los periodos.
En que periodo registro el ERC si lo reclame de forma retroactiva?
Registra la cuenta por cobrar y el ingreso en el periodo en que se pagaron los salarios que califican y se cumplieron las condiciones de elegibilidad, que para la mayoria de los reclamos retroactivos es un ano anterior, no el ano en que llega el cheque del reembolso. El cobro en efectivo posterior simplemente mueve el monto de cuenta por cobrar a efectivo. Los intereses que el IRS paga por un reembolso demorado son un ingreso separado que se reconoce cuando se recibe.
Como registro el ERC cuando aun no he recibido el efectivo?
Debita una cuenta por cobrar del ERC y acredita ya sea ingreso por subvencion u otro ingreso (o el gasto de impuestos sobre la nomina, si usas el neteo IAS 20) en el periodo en que cumples las condiciones. Cuando el IRS paga, debita efectivo y acredita la cuenta por cobrar para cancelarla. Si se pagan intereses por un reembolso tardio, registralos por separado como ingreso por intereses cuando lleguen.
Que documentacion debo conservar para respaldar un reclamo del ERC?
Conserva las ordenes de cierre gubernamental o las comparaciones de ingresos brutos que comprueban la elegibilidad, los registros de nomina y los costos de plan de salud asignados por empleado y trimestre, las hojas que muestran que no usaste los mismos salarios para la condonacion del PPP y para el ERC, copias de cada Formulario 941-X con sus calculos, y cualquier carta de contratacion y analisis de asesores. Guarda estos registros bastante mas alla de tu calendario habitual porque las declaraciones subyacentes permanecen abiertas a examen por periodos extendidos.
Que pasa si ya recibi un reembolso por un reclamo que ahora creo que estuvo mal?
Si recibiste efectivo por un reclamo que luego concluyes que fue indebido, registra un pasivo por el monto que debes devolver al gobierno en lugar de dejarlo como ingreso, y acumula intereses y multas estimados una vez que la devolucion se vuelve probable y puede estimarse de manera razonable. Si el reclamo sigue pendiente y sin pagar, el tratamiento conservador es revertir la cuenta por cobrar y cualquier ingreso reconocido, y documentar tu razonamiento en el momento.
Mi reembolso del ERC esta atorado en procesamiento. Como manejan los negocios la falta de flujo de efectivo?
Como el ingreso se reconoce antes de que llegue el efectivo, algunos negocios se sienten apretados mientras un reembolso espera en la fila del IRS, sobre todo si ademas deben impuesto sobre la renta adicional por la deduccion de salarios reducida. Los prestamos bancarios se analizan lentamente contra una cuenta por cobrar del gobierno, asi que un puente comun es el financiamiento basado en ingresos a traves de un MCA marketplace, donde la aprobacion se apoya en el historial de depositos bancarios y los ingresos mensuales mas que en el puntaje de credito, con minimos de alrededor de $10,000, FICO de aproximadamente 500 en adelante considerado, y financiamiento a menudo dentro de 24 a 48 horas. La aprobacion nunca esta garantizada, y estos son adelantos que se pagan con ingresos futuros, asi que compara el costo frente a cuanto se espera que tarde tu reembolso.
El ERC afecta mis ingresos brutos o mis ventas en el estado de resultados?
No. El ERC es asistencia gubernamental, no algo que ganaste a traves de ventas, asi que nunca debe reportarse como ingreso por ventas. Segun el modelo que elijas, aparece ya sea como otro ingreso o como una reduccion del gasto de nomina. Clasificarlo mal como ingreso por ventas infla tu linea superior y distorsiona el margen bruto, lo que puede confundir a prestamistas, inversionistas y a tu propia informacion interna.
