Un Número de Identificación del Empleador (EIN, por sus siglas en inglés) es un número de identificación fiscal de nueve dígitos que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) le asigna a un negocio para que sea reconocido como una entidad separada ante los impuestos federales. Se escribe con dos dígitos, un guion y siete dígitos más; por ejemplo, 12-3456789.
Piense en el EIN como el número de Seguro Social de su empresa. Así como su SSN lo identifica a usted como persona, su EIN identifica a su negocio en las declaraciones de impuestos, las solicitudes de cuentas bancarias, los reportes de nómina y el papeleo de financiamiento. Los dueños únicos (sole proprietors) sin empleados muchas veces pueden usar su SSN en lugar del EIN, pero la mayoría de los negocios que contratan personal, forman una LLC o corporación, o abren una cuenta bancaria comercial van a necesitar uno. Solicitarlo es gratis y se puede hacer directamente con el IRS.
Puntos clave
- Un EIN es un número de identificación fiscal federal de nueve dígitos (con formato como 12-3456789) que el IRS asigna para identificar un negocio.
- Funciona como el número de Seguro Social de su empresa, separando la identidad del negocio de la identidad personal.
- Solicitarlo con el IRS es gratis y se puede hacer en línea, por correo o por fax.
- La mayoría de los negocios lo necesitan para contratar empleados, formar una LLC o corporación, abrir una cuenta bancaria comercial o solicitar financiamiento.
- El número es por lo general permanente y se queda con el negocio durante toda su vida.
Cómo funciona
Usted obtiene un EIN solicitándolo con el IRS, ya sea en línea, por correo o por fax. No tiene ningún costo, y la solicitud en línea normalmente emite el número de inmediato. Durante el trámite se identifica a una parte responsable (por lo general un dueño o un directivo principal con control sobre el negocio) y se indica el tipo de entidad, como dueño único, LLC, sociedad (partnership) o corporación.
Una vez asignado, el EIN es permanente y se queda con el negocio. Se usa para:
- Presentar las declaraciones de impuestos del negocio a nivel federal y estatal
- Abrir una cuenta bancaria comercial
- Correr la nómina y reportar los impuestos de empleo
- Solicitar licencias y permisos comerciales
- Completar solicitudes de financiamiento y de crédito
Por lo general, un negocio conserva el mismo EIN durante toda su vida. Normalmente solo necesitaría uno nuevo si la estructura de propiedad cambia de forma importante; por ejemplo, al convertir un negocio de dueño único en una corporación.
Un ejemplo rápido con números redondos
Supongamos que una empresa de jardinería, Sample Yard Co., está constituida como LLC. El dueño solicita un EIN y recibe el 12-3456789 sin ningún costo. A lo largo del año, los números se ven así:
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Ingresos anuales reportados bajo el EIN | $500,000 |
| Empleados pagados por nómina (ligados al EIN) | 4 |
| Cuenta bancaria comercial abierta con el EIN | 1 |
Cuando más adelante Sample Yard Co. solicita financiamiento, el prestamista pide el EIN para consultar los registros del negocio y verificar la entidad, de forma separada de la identidad personal del dueño. Ese único número de nueve dígitos conecta la declaración de impuestos, la nómina y la cuenta bancaria en un solo perfil de negocio reconocible.
Por qué le importa al dueño de un negocio
Un EIN hace mucho más que cumplir con el IRS. Ayuda a separar las finanzas del negocio de las personales, lo que facilita una contabilidad más limpia y puede proteger su información personal, ya que muchas veces puede dar su EIN en lugar de su SSN en los formularios de proveedores y clientes.
Para el financiamiento, el EIN suele ser un requisito básico. Los prestamistas y las fuentes de fondeo lo usan para confirmar que el negocio existe, revisar su historial y procesar las solicitudes. Si está buscando capital de trabajo o un adelanto de efectivo sobre ventas (merchant cash advance), espere tener que proporcionar su EIN junto con documentos como los estados de cuenta bancarios. Los parámetros comunes de los programas en este mercado incluyen un monto mínimo de financiamiento de alrededor de $10,000 y un puntaje de crédito personal (FICO) de aproximadamente 500 o más, aunque las condiciones específicas varían según el proveedor y nunca están garantizadas. Además, construir con el tiempo un perfil de crédito comercial bajo su EIN puede fortalecer futuras solicitudes.
Términos relacionados
Algunos términos que suelen aparecer junto con el EIN:
- SSN (Número de Seguro Social): El número de identificación fiscal de una persona; algunos dueños únicos lo usan en lugar de un EIN.
- TIN (Número de Identificación del Contribuyente): La categoría general de los números de identificación fiscal; un EIN es un tipo de TIN.
- Parte responsable: La persona que el IRS registra como quien controla la entidad en la solicitud del EIN.
- Cuenta bancaria comercial: Una cuenta a nombre de la empresa, que normalmente se abre con el EIN.
- Perfil de crédito comercial: El historial de crédito que un negocio construye bajo su EIN, separado del crédito personal del dueño.
Preguntas frecuentes
¿Es lo mismo un EIN que un número de identificación fiscal (tax ID)?
Un EIN es un tipo de Número de Identificación del Contribuyente (TIN). "Tax ID" es un término más amplio que puede referirse a un EIN, a un número de Seguro Social o a otros identificadores emitidos por el IRS. Cuando la gente dice que un negocio necesita un tax ID, por lo general se refiere a un EIN.
¿Cuesta algo obtener un EIN?
No. Solicitarlo directamente con el IRS es gratis, y la solicitud en línea normalmente emite el número de inmediato. Algunos servicios de terceros pueden cobrar una tarifa por hacer el trámite por usted, pero el IRS en sí no cobra por un EIN.
¿Necesito un EIN si soy dueño único (sole proprietor)?
No siempre. Un dueño único sin empleados muchas veces puede usar su número de Seguro Social en su lugar. Sin embargo, por lo general va a necesitar un EIN si contrata empleados, forma una LLC o corporación, abre una cuenta bancaria comercial, o si un prestamista o cliente se lo exige.
¿Un prestamista me va a pedir el EIN cuando solicite financiamiento?
Por lo general, sí. La mayoría de los prestamistas y fuentes de fondeo piden el EIN para verificar el negocio y procesar la solicitud, muchas veces junto con documentos como los estados de cuenta bancarios recientes. Los requisitos varían según el proveedor, y la aprobación y las condiciones nunca están garantizadas.
¿Mi EIN puede cambiar o se queda igual?
Un EIN es por lo general permanente y se queda con el negocio durante toda su vida. Normalmente solo necesitaría uno nuevo si la estructura del negocio cambia de forma significativa, como al convertir un dueño único en una corporación o al cambiar la propiedad de ciertas maneras.
