Lo que cuesta abrir una guardería depende sobre todo del tipo de programa. Una guardería familiar en casa gasta en mejoras de seguridad, muebles, cunas, juguetes y material educativo, juegos para el patio, seguro, licencia y capacitación. Un centro suma la renta o el edificio, la remodelación según las reglas de licencia y de bomberos, varios salones, cocina, el personal contratado antes de abrir y un colchón de efectivo más grande.
Esta guía no repite cómo hacer la página web de la guardería; eso está en nuestra guía de página web para guardería. Aquí tienes los gastos separados en únicos y mensuales, una hoja para llenar, cómo pensar las tarifas por edad sin inventar números, los gastos que se olvidan, el colchón para los lugares vacíos y cómo se suele pagar la apertura.
Puntos clave
- Primero decide si será guardería familiar en casa o centro: cambia todo el presupuesto.
- Las reglas de licencia de tu estado deciden muchos gastos: proporciones, espacio, cocina y capacitación.
- Los bebés requieren menos niños por adulto, así que su tarifa debe cubrir más costo por niño.
- Presupuesta varios meses con lugares vacíos: un programa nuevo rara vez abre lleno.
- Llena la hoja solo con cotizaciones por escrito y deja una línea de imprevistos.
- La página web va en la hoja: con Cheap Cheap Websites empieza desde $399 más $30 al mes.
Guardería en casa o centro: dos presupuestos distintos
| Renglón | Guardería familiar en casa | Centro |
|---|---|---|
| Espacio y remodelación | Mejoras de seguridad, rejas, cercas | Renta, remodelación según licencia y código de bomberos |
| Muebles | Catres, cunas, mesas, casilleros | Lo mismo, por cada salón |
| Material educativo | Juguetes, libros, arte | Kits de currículo por salón |
| Patio de juegos | Juegos apropiados para la edad | Área de juegos con superficie de seguridad |
| Cocina | Cocina de casa que cumpla las reglas | Cocina comercial si te la piden |
| Licencia y capacitación | Tarifas, RCP, primeros auxilios | Lo mismo para todo el personal |
| Seguro | Responsabilidad para cuidado infantil en casa | Responsabilidad, propiedad y compensación al trabajador |
| Personal antes de abrir | Una asistente, si la necesitas | Directora y maestras en entrenamiento |
| Programa | Cobros y comunicación con padres | Lo mismo, con un plan más grande |
| Página web | Visitas, tarifas, reglamento | Lo mismo, con un salón por edad |
Antes de cotizar, lee las reglas de licencia de tu estado. Ellas deciden cuántos niños puedes cuidar por adulto en cada edad, cuánto espacio necesita cada niño, qué capacitación te piden y qué inspecciones vas a pasar. Las reglas cambian mucho de un estado a otro y no las vamos a inventar aquí; te explicamos cómo buscarlas en licencias y permisos para guardería. Si rentas tu casa, revisa también tu contrato y tu seguro de vivienda, porque muchos no cubren un negocio de cuidado infantil.
Gastos de una sola vez y gastos mensuales
De una sola vez pagas lo que deja el espacio listo para la inspección: mejoras de seguridad o remodelación, muebles y cunas, material educativo, juegos del patio, equipo de cocina si aplica, la licencia, la capacitación inicial (RCP y primeros auxilios, como mínimo en muchos estados), el depósito del local si es un centro y la página web.
Cada mes pagas lo que mantiene el programa abierto: renta o la parte de la casa que usas, personal, comida, material que se gasta, seguro, programa de cobros y comunicación con padres, limpieza y desinfección, y el mantenimiento de la página web. No olvides tu propio sueldo: muchas proveedoras en casa no se pagan a sí mismas en la hoja, y luego no saben si el negocio de verdad deja algo.
Una pregunta que conviene hacer desde el principio: si vas a participar en el Programa de Alimentos para el Cuidado de Niños y Adultos (CACFP) del USDA. Ese programa reembolsa comidas y meriendas elegibles a proveedores participantes; para entrar, contacta a tu agencia estatal o a una organización auspiciadora del programa. Cambia tu línea de comida, así que averígualo antes de cerrar el presupuesto.
Tu hoja de costos para llenar
Copia esta tabla a una hoja de cálculo. Usa solo números que tengas por escrito. No ponemos rangos a propósito: el estado de tu casa o del local y las reglas de tu estado deciden casi todo, y un promedio nacional no te sirve para planear.
| Concepto | Tipo | Tu cotización |
|---|---|---|
| Mejoras de seguridad o remodelación | Una sola vez | $ ______ |
| Depósito del local (centro) | Una sola vez | $ ______ |
| Muebles, cunas y catres | Una sola vez | $ ______ |
| Material educativo y juguetes | Una sola vez | $ ______ |
| Juegos y superficie del patio | Una sola vez | $ ______ |
| Equipo de cocina | Una sola vez | $ ______ |
| Licencia, inspecciones y capacitación | Una sola vez | $ ______ |
| Personal en entrenamiento antes de abrir | Una sola vez | $ ______ |
| Página web y dominio | Una sola vez | $ ______ |
| Imprevistos | Una sola vez | $ ______ |
| Renta o parte de la casa | Mensual | $ ______ / mes |
| Personal (y tu sueldo) | Mensual | $ ______ / mes |
| Comida | Mensual | $ ______ / mes |
| Material y limpieza | Mensual | $ ______ / mes |
| Seguro | Mensual | $ ______ / mes |
| Programa de cobros y padres | Mensual | $ ______ / mes |
| Mantenimiento de la página web | Mensual | $ ______ / mes |
La línea de la página web sí tiene precio conocido si la haces con Cheap Cheap Websites: desde $399 por el sitio y $30 al mes de Website Care, que cubre hosting, HTTPS, copias de seguridad y cambios pequeños, como actualizar los lugares disponibles o el calendario del año escolar.
Cómo pensar las tarifas por edad sin inventar números
Tus tarifas tienen que cubrir tu hoja de costos, y en una guardería no todos los niños cuestan lo mismo. Este es un método sencillo:
- Suma tus gastos semanales: comida, material, seguro, la parte de servicios, tu sueldo, el de tu asistente y un ahorro para reemplazar lo que se gasta.
- Mira cuántos niños de cada edad puedes cuidar según las proporciones de tu estado. Como los bebés requieren menos niños por adulto, puedes cuidar menos bebés que preescolares con el mismo personal.
- Reparte el costo por edad. Por eso la tarifa de bebés suele ser más alta: tiene que cubrir más costo por cada niño.
- Compara con el mercado. Muchos estados publican una encuesta de tarifas del mercado para sus programas de subsidio; ahí ves el rango de tu zona.
- Fija tarifas por edad que cubran tus costos y quepan en tu mercado.
Muchas guarderías cobran también una cuota de inscripción y un depósito; ponlo claro en tu reglamento para padres. Y si vas a aceptar familias con subsidio, pregunta a tu agencia estatal cómo funcionan sus tarifas y el copago de los padres, porque no siempre cubren tu tarifa completa.
Lo que se olvida, y el colchón para los lugares vacíos
- Reemplazo de juguetes y cunas gastados.
- Cuidado sustituto cuando tú te enfermas; sin él, cierras y los padres buscan otra opción.
- Horas de capacitación que tu estado pide cada año.
- Limpieza y desinfección diarias.
- Colegiaturas sin pagar cuando una familia se va de repente; un depósito y un aviso por escrito te protegen.
El colchón más importante en una guardería es para los lugares vacíos. Un programa nuevo casi nunca abre lleno: las familias visitan, comparan y muchas esperan a un cambio de trabajo o al inicio del año escolar. Planea efectivo para varios meses de inscripción parcial y guárdalo aparte del dinero de la remodelación. Ten en cuenta también la temporada: los cambios fuertes de inscripción suelen llegar a fin de verano, cuando los más grandes pasan a la escuela. Nuestra guía para armar un fondo de reserva te ayuda a irlo llenando.
Cómo se paga la apertura de una guardería
Lo más común es combinar ahorros propios, mejoras hechas poco a poco en casa, ayuda del dueño del local con la remodelación en el caso de un centro, socios o familia con acuerdo por escrito y, para quien califica, préstamos bancarios o respaldados por la SBA. Pregunta también en tu agencia estatal de cuidado infantil y en tu agencia local de recursos y referencias qué apoyos hay para proveedores nuevos en tu estado.
El financiamiento basado en ventas, en general, necesita que el programa ya tenga tiempo operando y depósitos de colegiaturas que mostrar. Merchant Fund Express, nuestro financiador recomendado, revisa tus ventas y depósitos, no solo tu crédito, y aplicar no afecta tu crédito; por eso encaja mejor cuando ya estás abierta, por ejemplo para agregar un salón o mejorar el patio. Tenemos más opciones en financiamiento para guarderías.
La página web conviene tenerla antes de abrir, con horario, edades, cómo agendar una visita y lugares disponibles, en español e inglés. Si no quieres hacerla tú, Cheap Cheap Websites, la opción que recomendamos, hace páginas para guarderías. Si necesitas repartir ese gasto, revisa cómo financiar tu sitio web.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta abrir una guardería en casa?
Depende del estado de tu casa y de las reglas de licencia de tu estado. Haz la lista de cada renglón, como mejoras de seguridad, cunas, material, patio, seguro, licencia y capacitación, y pide cotizaciones en lugar de confiar en promedios. Revisa también si tu contrato de renta o tu seguro de vivienda permiten el negocio.
¿El programa de alimentos me puede ayudar con la comida?
El Programa de Alimentos para el Cuidado de Niños y Adultos (CACFP) del USDA reembolsa comidas y meriendas elegibles a los proveedores que participan. Para saber si calificas y cómo entrar, contacta a tu agencia estatal o a una organización auspiciadora del programa. Averígualo antes de cerrar tu presupuesto, porque cambia tu línea de comida.
¿Debo cobrar cuota de inscripción?
Muchas guarderías cobran una cuota de inscripción y un depósito. Ayudan a cubrir la preparación de cada niño nuevo y te protegen si una familia se va sin aviso. Lo importante es que esté por escrito en tu reglamento para padres y en tu página web, para que nadie se sorprenda.
¿El subsidio cubre mi tarifa completa?
No siempre. Las tarifas que paga el subsidio y el copago de los padres dependen de cada estado. Pregunta a tu agencia estatal cómo funcionan antes de fijar tus precios y antes de decidir cuántos lugares vas a abrir para familias con subsidio, así sabes qué parte te toca cobrar a ti.
¿Quién me puede hacer la página web de mi guardería en español?
Cheap Cheap Websites hace páginas para guarderías en español e inglés: escriben los textos, diseñan y publican, con edades, horario, reglamento y formulario para agendar visitas. Empieza desde $399 más $30 al mes de mantenimiento, y en proyectos elegibles puede quedar en tan solo 48 horas.