Preguntas que debe hacer un contador o preparador de impuestos antes de contratar su página web

Antes de contratar la página web de tu oficina de contabilidad o impuestos, pregunta cinco cosas: cómo llega un visitante desde el inicio hasta una cita, quién escribe los textos y en qué idiomas, cómo maneja el sitio los documentos y los datos sensibles, quién es dueño del dominio y del contenido, y qué tan rápido se hace un cambio en plena temporada. Un diseñador que entiende tu tipo de negocio contesta todo eso sin titubear.

Abajo tienes las preguntas agrupadas por tema, con lo que debería sonar como una buena respuesta y las señales que deben hacerte dudar. Al final hay una sección aparte por si no empiezas de cero, sino que vas a rehacer un sitio que ya tienes.

Preguntas sobre el camino a la cita

Pídele al diseñador que te explique, paso por paso, qué hace un visitante desde la página de inicio hasta tener una cita o una llamada reservada.

• «¿Cuántos toques hay desde el inicio hasta mi agenda en el celular?» La respuesta debería ser pocos, y el botón debería verse sin bajar la pantalla.
• «¿Se puede conectar la agenda que ya uso, o me van a pedir cambiarla?» Lo normal es enlazar tu herramienta actual. Las tarifas de esa herramienta son de su proveedor, y un buen diseñador te lo dice claro.
• «¿Qué ve el visitante después de enviar el formulario?» Debe ver un mensaje que diga qué sigue y cuándo le vas a contestar.
• «¿Cómo separan al cliente de impuestos personales del dueño de negocio que busca contabilidad?» Si la respuesta es «con una sola página de servicios», no entendió tu oficina.
• «¿Cómo va a filtrar a los clientes que no me convienen?» Un buen sitio atrae, pero también aparta a quien no atiendes. Para contabilidad, tres preguntas cortas en el formulario suelen bastar: qué programa usa, cuántas transacciones tiene al mes más o menos y si sus libros están al día o atrasados.

Preguntas sobre textos, idiomas y alcance

• «¿Quién escribe los textos?» Busca a alguien que te mande un borrador a partir de tus respuestas, no una plantilla en blanco para que la llenes tú.
• «¿Quién escribe la versión en español?» Si la respuesta es «el plugin de traducción», sigue buscando. Los términos fiscales mal traducidos se notan de inmediato.
• «¿Van a describir mis paquetes?» Cada servicio o paquete con para quién es, qué incluye y qué se necesita para empezar.
• «¿Cómo manejan las promesas?» La respuesta correcta: no se escribe nada sobre reembolsos, ahorros ni resultados que no puedas respaldar, y no se agrega ninguna credencial que no le hayas dado.
• «¿Qué páginas incluye el precio, por nombre?» Como mínimo: inicio, servicios, qué traer, cómo trabajamos y contacto. Si la cotización no tiene lista de páginas, es como una carta de compromiso sin alcance: termina en malentendidos.
• «¿Qué no está incluido?» Por ejemplo, portales de clientes, conexiones con tu programa contable o la agenda.

Una buena prueba: pregúntale qué escribiría en tu página de «ponerse al día con libros atrasados». Una respuesta sólida menciona qué tiene que enviar el cliente, cómo es el proceso y que se dice sin regañar.

Preguntas sobre documentos, privacidad y propiedad

Tus clientes te van a preguntar cómo mandarte sus papeles, y tu sitio debe responderlo bien. Los preparadores de impuestos además tienen obligaciones federales de protección de datos, así que estas preguntas no son opcionales.

Un buen diseñador te dirá con honestidad que no construye áreas privadas de clientes y que lo correcto es enlazar a la herramienta segura que ya tienes. Desconfía de quien ofrece «recibir estados de cuenta por correo» como si fuera una ventaja.

Preguntas sobre la temporada y los cambios

Tu oficina tiene un calendario que otros negocios no tienen: arranque de temporada, fecha límite, extensiones, cierres de trimestre. Pregunta:

• «¿Cuánto tarda en publicarse un cambio pequeño, como mi horario extendido?» Y quién lo hace: una persona con nombre o un formulario de soporte que contesta.
• «¿Cuántas rondas de revisión incluye la construcción?» En Cheap Cheap Websites, por ejemplo, son 10.
• «¿Qué incluye el pago mensual?» Alojamiento, copias de seguridad, HTTPS, monitoreo y cuántos cambios pequeños al mes.
• «¿Qué pasa si en marzo no tengo tiempo de revisar un borrador?» La respuesta te dice si entienden tu temporada. La mejor estrategia es terminar el sitio en otoño.
• «¿Cuándo tendría el sitio listo?» Si es octubre o noviembre, perfecto. Si te prometen algo para la última semana de enero, piénsalo.

Respuestas que deben hacerte dudar

• Te sugieren recibir estados de cuenta o formularios de impuestos por el formulario de contacto o por correo.
• Proponen frases como «reembolso máximo» o «ahorra miles» para «vender más».
• Quieren publicar testimonios de clientes antes de que esos clientes acepten.
• Describen tus servicios con palabras que tú nunca usaste, como «auditoría» o «representación ante la IRS», si no los ofreces.
• Ofrecen usar el logo de la IRS o imágenes que parezcan oficiales.
• La cotización no tiene una lista de páginas ni dice qué incluye el pago mensual.
• Todo lo que te dicen es sobre conseguir más solicitudes, nunca sobre tu tiempo ni sobre a quién no quieres atender.

Ninguno de estos puntos es menor en una oficina que maneja datos fiscales. Si escuchas dos o más, sigue buscando.

Si ya tienes página: preguntas para un rediseño

Muchas oficinas no empiezan de cero: tienen un sitio de hace años que ya no refleja lo que hacen. Un rediseño es buen momento para arreglarlo, pero solo si primero sabes qué funciona hoy. Antes de contratar, revisa y pregunta:

1. ¿Qué páginas me traen clientes hoy? Revisa de dónde vinieron tus consultas de los últimos meses. Las páginas que funcionan se conservan o se mejoran, no se borran.
2. ¿Van a mantener o redirigir mis direcciones viejas? Los enlaces de directorios, de tu perfil de Google y de correos pasados deben seguir llegando a algún lugar útil.
3. ¿Quién guarda una copia del sitio actual? Hazla tú o pide que la hagan antes de tocar nada.
4. ¿Qué se reescribe y qué se retira? Servicios que ya no ofreces, programas que ya no usas, promesas que no puedes respaldar y credenciales vencidas.
5. ¿Cómo vamos a probar la agenda y el portal el día del cambio? Un formulario de prueba, una cita de prueba y un archivo de prueba subido al portal.

Un rediseño no garantiza más clientes. Lo que sí puedes medir es si el camino a la cita se volvió más claro: compara cuántas solicitudes recibes antes y después, dando un par de meses y teniendo en cuenta que en temporada suben solas.

Dónde empezar

Lleva estas preguntas impresas a cada reunión y anota las respuestas. Así comparas propuestas por lo que incluyen, no por el precio que suena más bajo.

Si buscas un servicio que conteste bien a esta lista, nuestra recomendación es Cheap Cheap Websites. Escriben los textos en español y en inglés, enlazan a tu portal en lugar de recibir documentos, publican una lista de páginas clara por plan y no prometen posiciones en Google. El plan Launch Website cuesta $399 de pago único, más Website Care de $30 al mes, que cubre alojamiento, HTTPS, copias de seguridad y ediciones pequeñas. Si prefieres hacerlo tú en Wix o Squarespace, usa estas mismas preguntas para revisar tu propio trabajo.

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