Qué preparar antes de hacer la página web de tu oficina de contabilidad o impuestos

Antes de hacer la página web de tu oficina de contabilidad o impuestos, prepara un documento corto con seis cosas: quién es tu cliente ideal, tus servicios con lo que incluyen y lo que no, tu lista de documentos de «qué traer», tu proceso paso a paso, tus políticas (documentos, horarios, cómo cobras) y las preguntas reales que te hacen los clientes. Con eso, cualquier diseñador o servicio que escriba los textos puede armar un sitio que suene a ti.

El error típico es intentar redactar todo el sitio de una vez y abandonar en la segunda página. No hace falta. Contesta en viñetas, marca con un signo de interrogación lo que no tengas claro y entrega lo que tengas. Abajo tienes cada parte del documento, con ejemplos de cómo llenarla.

1. Tu cliente ideal, en dos o tres frases

Escribe quién es la persona que quieres que llegue a tu oficina. Sé específico: tamaño, industria, cómo lleva hoy sus registros y qué le preocupa cuando te llama. Algunos ejemplos de cómo podría quedar:

• «Familias trabajadoras de la zona, muchas con ITIN o con un miembro sin Seguro Social, que necesitan que alguien les explique todo en español».
• «Contratistas y dueños de compañías de limpieza con 2 a 15 empleados, que guardan recibos en una caja y llegan atrasados en sus libros».
• «Trabajadores por cuenta propia con formularios 1099, como choferes de aplicaciones o estilistas que rentan silla».

Si tienes dos o tres tipos de cliente, escríbelos en orden de importancia. Ese orden decide qué aparece primero en tu página de inicio. Agrega también quién no es tu cliente: por ejemplo, si ya no tomas casos de muchos años atrasados o corporaciones de cierto tamaño.

2. Tus servicios, con alcance claro

Haz una lista de servicios en el orden en que más los vendes. Para cada uno, contesta cuatro cosas en una o dos líneas:

1. Qué es, en palabras sencillas. «Llevamos tus libros cada mes: registramos ingresos y gastos y comparamos con tus estados de cuenta».
2. Para quién es. «Negocios con empleados o con muchas ventas con tarjeta».
3. Qué se necesita para empezar. «Acceso de solo lectura a tu banco y tus estados de cuenta de los últimos meses».
4. Cómo cobras. Tarifa fija, precio desde, o cotización. Si cotizas, di qué hace subir el precio: número de cuentas, transacciones al mes, si los libros están al día o atrasados.

Servicios que suelen aparecer en oficinas hispanas: declaraciones personales, declaraciones de negocio, contabilidad mensual, ponerse al día con libros atrasados, nómina, impuestos de ventas, declaraciones atrasadas o enmendadas, ayuda con la solicitud o renovación de ITIN, apertura de negocios nuevos. Incluye solo los que ofreces.

Escribe también los programas contables con los que trabajas y los que no aceptas. Un visitante que usa un programa que no manejas prefiere saberlo antes de llamar.

Y algo importante: anota lo que está fuera de tu alcance. Por ejemplo, si no representas a clientes ante la IRS en auditorías, si no das asesoría legal o si no haces trámites migratorios. El sitio lo dirá con claridad y sin rodeos.

3. Tu lista de «qué traer», por tipo de cliente

Toma la lista que ya entregas en papel y sepárala por tipo de cliente. Esta tabla es un ejemplo de cómo organizarla; confirma cada año los documentos con las instrucciones vigentes de la IRS y con tu forma de trabajar.

Agrega al final una línea tranquilizadora, como: «Si te falta algo, ven de todos modos y te decimos qué conseguir». Eso baja la ansiedad de quien cree que no tiene todo.

4. Tu proceso, paso por paso

Escribe los pasos tal como pasan en tu oficina. Quien nunca ha tenido contador teme a lo desconocido; una lista numerada le quita ese miedo. Dos ejemplos:

Impuestos personales

1. Reservas tu cita por la página, por teléfono o por WhatsApp.
2. Subes tus documentos al portal seguro o los traes a la oficina.
3. Revisamos todo contigo y te explicamos tu declaración.
4. Firmas y la enviamos de forma electrónica.
5. Te damos una copia para tus archivos.

Contabilidad mensual

1. Llamada inicial de 20 a 30 minutos para conocer tu negocio.
2. Firmamos un acuerdo con lo que incluye el servicio.
3. Nos das acceso a tus cuentas y documentos por medios seguros.
4. Hacemos el primer cierre de mes.
5. Revisamos juntos tus primeros reportes.

Agrega tiempos aproximados solo si los cumples, por ejemplo cuándo deben llegar tus documentos cada mes y cuándo entregas los reportes.

5. Políticas, tono y decisiones que solo tú puedes tomar

• Documentos y privacidad. Qué portal usas para recibir documentos, qué haces con los papeles físicos y qué no aceptas por correo, formulario o WhatsApp. El sitio no construye un sistema nuevo; enlaza al tuyo.
• Horarios. Normal, de temporada y si atiendes sin cita. Atención en persona, por video o ambas.
• Tiempo de respuesta. Cuándo contestas mensajes, y si cambia en temporada.
• Idiomas. Quién atiende en cada idioma, para que el sitio no prometa algo que la oficina no cumple.
• Credenciales. Las que puedes documentar: PTIN, EA, CPA, registro del AFSP o licencias estatales. Nada más.
• Tono. Formal, cercano o en medio. Piensa cómo le hablas a un cliente nuevo en el mostrador.
• Quién aprueba. Si vas a trabajar con Cheap Cheap Websites o con otro servicio, decide quién en tu oficina revisa y aprueba los textos, y en cuántos días puede contestar. En temporada, esa respuesta se atrasa; por eso conviene cerrar las revisiones en otoño.
• Fotos. Un retrato tuyo, la oficina por dentro y por fuera, tu equipo con su permiso. Nunca fotos donde se vean documentos de clientes en el escritorio.

6. Las preguntas que tus clientes ya te hacen

Abre tu WhatsApp, tu correo o tus notas y copia las últimas diez preguntas que te hicieron personas antes de hacerse clientes. Pégalas tal como las escribieron, en español, en inglés o en spanglish. Suelen ser variaciones de estas:

• «¿Me pueden ayudar si no hice los taxes del año pasado?»
• «¿Puedo declarar si no tengo Seguro Social?»
• «¿Tengo que cambiar de programa de contabilidad?»
• «¿Cómo les mando mis recibos?»
• «¿Qué pasa si me vuelvo a atrasar?»
• «¿Cuánto cobran por una declaración sencilla?»

Esas preguntas, con tus respuestas en tus palabras, se convierten en la sección de preguntas frecuentes y dan forma a la página de servicios. Escritas en el idioma del cliente, se leen como si ya lo conocieras. Recuerda responder de forma general, describiendo tu servicio, sin dar asesoría fiscal para un caso concreto.

Si tienes un folleto viejo, una carta de bienvenida para clientes nuevos o una propuesta que mandas a negocios, adjúntala. Esos papeles ya tienen las explicaciones sencillas que tu sitio necesita.

Qué hacer con este documento

Junta todo en un solo documento con estos seis títulos. Si vas a hacer el sitio tú, es tu guion. Si lo vas a encargar, entrégalo antes de la primera reunión.

Cheap Cheap Websites, la opción que recomendamos para sitios hechos por ti, trabaja justo así: con tus respuestas escriben los borradores, tú apruebas cada página y tienes 10 rondas de revisión. No agregan promesas de resultados ni credenciales que no les hayas dado, y no crean áreas privadas para documentos: enlazan a tu portal. Puedes ver sitios de muestra en su galería de ejemplos.

Si estás organizando la oficina para la próxima temporada, también te pueden servir nuestras guías de cómo hacer crecer una firma contable y de financiamiento para crear un sitio web. Para pagar el sitio o la preparación de la temporada, Merchant Fund Express, nuestro financiador recomendado, revisa ventas y depósitos además del crédito.